Pensionsmyndighetens och Försäkringskassans samverkan kring it-drift

I augusti 2017 fattade regeringen beslut om att Försäkringskassan under tre år ska erbjuda säker och samordnad it-drift till lämplig verksamhet hos vissa myndigheter. I sitt beslut pekar regeringen på det samarbete som sedan ett antal år tillbaka finns mellan Pensionsmyndigheten och Försäkringskassan. Vi har därför träffat Peder Sjölander, CIO på Pensionsmyndigheten, samt Leif Höök och Peter Axelborn, verksamhetsområdeschefer på Försäkringskassan.

Vad är bakgrunden till att Pensionsmyndigheten och Försäkringskassan inledde samverkan kring IT-drift?

Pensionsmyndigheten har sedan myndigheten etablerades 2010 ett nära samarbete med Försäkringskassan som dessutom har utvecklats och fördjupats under de 7 år vi har arbetat tillsammans. Det var därför naturligt att vi, via två förstudier, utredde om Försäkringskassan kunde möta våra krav på en leverantör av IT-drift när vårt befintliga avtal med CGI går mot sitt slut. Utredningen visade att Försäkringskassan har mycket goda förutsättningar att leverera en säker IT-drift med hög tillgänglighet i moderna datahallar som mer än väl uppfyller de krav som Pensionsmyndigheten har på dessa tjänster.

Kan ni beskriva hur samverkan fungerar idag?

Dagens samverkan överträffar båda myndigheternas förväntningar med hög tillgänglighet, transparens och tydliga forum för de olika frågor som måste avhandlas på Strategisk, taktisk och operativ nivå. I dagens överenskommelse mellan myndigheterna finns ett stort antal tjänster, där majoriteten utgörs av IT-tjänster. Det finns en fastställd kostnadsberäkningsmodell för respektive tjänst och samverkan kring IT-tjänsterna regleras via en gemensamt överenskommen och väl inarbetad samverkansmodell och tjänstespecifika SLA:er. Inom de områden där vi kan se möjligheter till förmånliga priser, möjligheter att dela varandras kompetenser eller uppnå effektivare hantering via gemensamma avtal görs gemensamma upphandlingar.

Vad har varit de största svårigheterna?

Det har varit en utmaning att hitta en balans i relationen och kund- leverantörsförhållandet mellan myndigheterna. Samarbetet bygger på förtroende och tillit, då det inte finns regelrätta avtal att följa eller vitesklausuler att utgå ifrån, detta kräver ett tydligt men ändå ödmjukt förhållningssätt i samarbetet. Det har också tagit tid att nå en förståelse och intern förankring på respektive myndighet av vad partnerskapet mellan myndigheterna innebär.

För att arbeta med dessa har vi speciellt utsedda samverkansansvariga som hjälper övriga organisationen att ”navigera” i vår samverkan samt ta tag i de utmaningar som dyker upp på resan.

Vad har samverkan haft effekter? Har samverkan utvärderats och vad har det gett för slutsatser?

Samhällsekonomisk är detta till stor vinst då vi slipper dubbelarbete med tillhörande kostnader. Internt har Pensionsmyndigheten blivit en bättre beställare och tydliggjort alla delar genom överenskommelser, SLA’er samt kontinuerlig uppföljning av dessa, Försäkringskassan har blivit bättre tack vare en tydlig kravställare som vill ha hög tillgänglighet, flexibilitet till en låg kostnad.

Att samverka med en annan myndighet innebär en ömsesidig förståelse för de krav och regelverk som myndigheter styrs av, detta kan t ex gälla säkerhetsklassningar och prioriteringar vid lagändringar etc. Att kostnadsberäkningsmodellen baseras på en självkostnadsprincip ställer krav på en transparant dialog kring tjänster och priser. Vår samverkansmodell utvärderas löpande och den förändras i takt med förändringar i tjänster och deras innehåll.

Försäkringskassan har nu fått ett utökat uppdrag under tre års tid att erbjuda samordnad säker it-drift till fler myndigheter. Hur kommer det att påverka denna samverkan?

Vi välkomnar detta initiativ och tror att detta i förlängningen ger även oss som befintlig kund en mer definierad och smart paketerad tjänst. Vi tror också att vi tillsammans med andra myndigheter, via kundråd etc, kan uppnå en ökad möjlighet att påverka de standardiserade tjänsternas innehåll och utformning. Ett större antal myndigheter torde ge stordriftsfördelar rent avtalsmässigt, men också att Försäkringskassan i och med detta uppdrag får mer resurser att utveckla sina tjänster. Möjligtvis kan fler kunder innebära minskat fokus på oss som enda kund, men vi är övertygade att fördelarna med fler anslutna myndigheter överväger.

Många myndigheter utvärderar nu sina försörjningsstrategier för it, vilka råd skulle ni ge till dem?

Det viktigaste är att myndigheterna ser över sin verksamhet och funderar på vilka delar av verksamheten som är värdeskapande och vilka som kan köpas av annan part. Då vi alla har ekonomiska ramar att förhålla oss till blir detta viktigare framöver. När man väl har bestämt sig för att belysa ett visst område/tjänst så låt förstudie och planeringen ta tid och säkerställa att alla kompetenser bidrar till förstudiearbetet. Om den planerade flytten av drift till en extern leverantör sker från en befintlig intern drift är det viktigt att inte underskatta arbetet kring förändringar som berör personal och bemanning.

Det är en förutsättning att man i god tid har kravställt och överenskommit om mjuka värden såsom processer, rutiner och samverkan för att säkerställa en lyckad outsourcad IT-drift.

Med den kunskap ni har idag, skulle ni valt samverkan 2010 eller valt en annan lösning?

Utan tvekan har vi valt rätt väg redan från början. Ingen myndighet klarar sig idag på egen hand utan vi måste samverka för att våra kunder ska få rätt information samt ta till sig av de budskap som respektive myndighet har i uppdrag att förmedla. Tillsammans har Pensionsmyndigheten och Försäkringskassan myndighetssveriges bästa samverkan och tillsammans har vi hållit nere våra befintliga IT-kostnader för att istället kunna investera i kundnära tjänster som skapar mervärde.

På bild Lena Mahlberg, enhetschef drift och infrastruktur, Pensionsmyndigheten samt Nicola Lindwe – områdeschef IT-produktion, Datacentertjänster.

Email this to someonePrint this pageShare on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn